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Cd. de México.- Con el lema "¡Recupera tu historia!: sistematización de la memoria institucional", se llevó a cabo el Octavo Foro para Miembros del Cemefien el que participaron representantes de tres organizaciones de la sociedad civil para compartir su experiencia acerca de esta labor.
Miriam Alonso Pacheco, Coordinadora de Efectividad del Cemefi, explicó a los asistentes una metodología que consta de cuatro pasos para recuperar y sistematizar la información de cualquier organización.
La sistematización de información, dijo, puede referirse tanto a datos como a experiencias, y en ambos casos se trata de una reflexión crítica a través del cual se ordenan u organizan otros procesos.
Enlistó algunos de los beneficios de la sistematización de información, que son: la posibilidad de divulgar las experiencias adquiridas o compararlas con otras, tener un mayor conocimiento y control de las actividades de la organización, incrementar la eficiencia y la eficacia de los procesos que se realizan, además de que es factible identificar y revalorar los factores que contribuyeron al éxito o fracaso de alguna actividad.
La sistematización de información puede realizarse siguiendo estos pasos:
1. Definición del eje de la sistematización. Explicitar por qué la organización considera relevante sistematizar la experiencia.
2. Recopilación de información de la experiencia. Toda clase de datos a partir de documentos o entrevistas a personas que directa o indirectamente participaron en el proceso o actividad.
3. Sistematización de la experiencia. ¿Cómo se desarrolló el proceso? Definirlo en función al método o plan de acción que se llevó a cabo, número de participantes, resultados obtenidos en relación a los establecidos, etc.
4. Elaboración del informe final. Conclusiones y estrategias para socializar el propio documento.
María Esther Dieck, Voluntaria y Directora de Desarrollo Institucional de la asociación Amigo Daniel; Paola Cassaigne Ramos, Gerente de Programa de El Proyecto Hambre, y Ana Hermelinda Monroy, Presidenta de Cora, Centro de Orientación, compartieron con los asistentes los aprendizajes que han adquirido para documentar la atención brindan las organizaciones en las que laboran:
-Para mantener y dar seguimiento a los programas de la OSC es indispensable definir y explicitar objetivos de cada uno, para poder establecer las actividades y los responsables.
-Se deben institucionalizar procesos. Elaborar un documento que especifique por qué, cómo y con qué criterios se lleva a cabo un proceso o actividad para evitar que este conocimiento se pierda a causa de la rotación de personal.
* Ya sea un evento de procuración de fondos, o un proceso de reclutamiento de equipo operativo, todo proceso debe sistematizarse: ¿qué se hizo?, ¿cómo?, ¿cuáles eran las metas?, ¿cuáles fueron los resultados?, ¿cuáles eran los recursos con los que se contaban?, ¿cuáles serían las recomendaciones a seguir?
-La sistematización es vital en las organizaciones. Aunque las OSC tienden a confundir este proceso con burocratización, la sistematización brinda consistencia a los proyectos, programas, actividades, procesos e incluso a los logros de la organización, pues los avances y aprendizajes están documentados y el conocimiento acerca de ellos es accesible para cualquier persona, lo que a la vez facilita su difusión, el reconocimiento de terceros e incluso, su réplica, en el caso de modelos de atención o metodologías.
-La medición y el análisis de información son elementales para mejorar y lograr metas. Además, la sistematización de información ofrece certeza y evidencia a los donantes acerca de la eficiencia y transparencia de la organización.
La sistematización de información le ha permitido a Amigo Daniel obtener el Distintivo a la Calidad Guanajuato Crece, la acreditación de los Indicadores de Institucionalidad y Transparencia del Cemefi, y la certificación ISO 9001:2000; a The Hunger Project comparar los resultados del programa en México en relación a lo realizado en otros países; y a CORA, formar parte del Grupo Interinstitucional de Salud Reproductiva de la Secretaría de Salud.
